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Come si scrive una comunicazione ottimale
da http://www.comune.napoli.it/comunic-istituz/scrivere/intro.htm
ORGANIZZAZIONE LOGICO-CONCETTUALE
UN TESTO E’ CHIARO SE E’ BEN ORGANIZZATO.
Perché un testo risulti ben organizzato occorre:
Pianificare il testo, cioè chiedersi preliminarmente:
a) "Chi è il destinatario?"
Farsi questa domanda significa fare delle ipotesi sul destinatario e su alcune
sue caratteristiche. L’età, il sesso, il titolo di studio, il mestiere
o la professione ecc. di chi riceverà ciò che noi scriviamo possono
rendere uno stesso testo semplice e chiaro per alcuni, difficile e incomprensibile
per altri.
Infatti, quanto più è ampia (e imprevedibile) la fascia dei destinatari
di un testo tanto più esso deve essere leggibile e comprensibile.
Dunque riflettiamo sui destinatari del nostro testo prima di iniziare a scrivere,
mettiamoci al loro posto per immaginare come sarà recepito il nostro
messaggio.
b) "Qual è il contenuto?"
Farsi questa domanda significa chiarirsi le idee sul contenuto del testo.
Parlare e scrivere in modo chiaro deriva quasi sempre dal pensare in modo chiaro.
c) "Qual è l’obiettivo?"
Farsi questa domanda significa anche definire con chiarezza l’obiettivo che
con il testo che stiamo scrivendo intendiamo raggiungere.
Infatti una volta che è chiaro a chi ci rivolgiamo e che cosa intendiamo
comunicare, è necessario avere chiaro l’obiettivo, cioè lo scopo
della comunicazione
Organizzare le informazioni, cioè:
a) Raccogliere le informazioni
Prima di organizzare le informazioni in un testo, è necessario raccogliere
tutte le informazioni possibili. Un testo è chiaro se contiene in modo
esplicito tutte le informazioni necessarie a chi legge o ascolta per capirlo.
Esso non deve chiedere, implicitamente, al destinatario di fare riferimento
a conoscenze presupposte o date per scontate.
b) Prendere appunti
Dopo aver raccolto tutte le informazioni possibili sull’argomento da trattare,
è opportuno annotarsele in forma di appunti brevi.
Un suggerimento utile può essere annotarsi accanto all’appunto la fonte
dalla quale si è attinta l’informazione, per poterla ritrovare facilmente,
in caso di necessità, anche a distanza di tempo.
c) Fare la scaletta
Sulla base degli appunti, è opportuno fare una scaletta delle cose che
si pensa di trattare, anche senza seguire un ordine preciso, cioè facendo
l’elenco dei punti da sviluppare. Un criterio utile già nel fare la scaletta
consiste nella scelta dei punti, in considerazione dell’obiettivo (informativo,
regolativo ecc.) e del destinatario (interno o esterno) del testo.
d) Ordinare i punti della scaletta
Prima di scrivere il testo, è necessario ordinare le informazioni nella
scaletta in modo che:
Siano evidenti e distinguibili le informazioni principali dalle altre informazioni
secondarie o di supporto.
Le informazioni principali e di tipo generale precedano quelle secondarie o
di tipo particolare.
Chi ascolta o legge un testo deve poter
individuare immediatamente il nucleo fondamentale delle informazioni presenti
in un testo
a) Dare forma linguistica alle proprie idee
La scrittura non è pura trascrizione delle idee e delle informazioni
raccolte e selezionate. La scaletta, con i suoi vari punti - ordinati secondo
un preciso ragionamento - ha proprio la funzione di guidare la stesura del testo
e controllarne via via la strutturazione.
b) Separare le informazioni nel testo
La divisione del testo in paragrafi e capoversi rende il testo più leggibile.
c) Esplicitare l’oggetto del testo
Dove possibile, indichiamo in modo esplicito l’oggetto del testo, cioè
l’argomento di cui questo tratta. L’indicazione esplicita dell’oggetto del testo
costituisce un grande aiuto per la lettura e la comprensione del testo. Naturalmente,
l’oggetto deve essere scritto in modo semplice e chiaro.
Così invece di scrivere:
Oggetto: Legge 02.04.1968, n. 482, art. 19, comma 2° - Invalido del Lavoro
E’ meglio scrivere:
Oggetto: Istituzione di elenchi separati degli invalidi del lavoro presso gli
uffici provinciali del lavoro. Applicazione dell’articolo 19, comma 2° della
legge n. 482 del 2/4/1968
d) Fornire tutte le informazioni necessarie.
Perché i testi siano chiari devono contenere tutte le informazioni necessarie
alla loro comprensibilità. Prima di scrivere, quindi, raccogliamo tutti
i dati necessari per avere un quadro informativo completo su quello che dobbiamo
dire: molte volte non si è chiari quando non si conosce ciò di
cui si parla.
Anche per i testi della Pubblica Amministrazione vale la famosa regola del giornalismo
anglosassone che suggerisce di fornire sempre le informazioni che derivano dalle
risposte alle cosiddette 5W:
Who? (chi?); what? (che cosa?); when? (quando?); where? (dove?); why? (perché/come?).
Pensiamo ai nostri lettori e poniamoci le seguenti domande: Chi? Cosa? Quando?
Dove? Perché/Come?
Una volta che avremo risposto a queste domande avremo tutte le informazioni
necessarie per scrivere.
Per esempio, un manifesto pubblico che abbia come oggetto la comunicazione delle
scadenze e delle modalità di pagamento della imposta comunale sugli immobili
(ICI) deve contenere innanzitutto le informazioni relative a:
chi deve pagare
quanto deve pagare
quando deve pagare
dove/a chi deve pagare
perché deve pagare
e) Ordinare le informazioni
Nel testo devono essere presenti le informazioni essenziali e devono essere
ordinate, secondo precisi criteri gerarchici, in modo che chi legge possa immediatamente
riconoscere quali sono le informazioni principali.
Le informazioni principali devono avere la giusta evidenza rispetto a quelle
secondarie. Quindi le informazioni principali dovranno precedere quelle secondarie
in modo da poter essere immediatamente riconosciute da chi legge.
Inoltre è opportuno che il testo presenti le informazioni a partire dalla
più generale per arrivare alla più particolare.
Vale a dire che le informazioni che riguardano tutti non possono essere trattate
allo stesso modo o contemporaneamente a quelle che riguardano, invece, un numero
più limitato di persone.
f) Raggruppare le informazioni in blocchi omogenei
Quanto più il testo è esteso, tanto più occorre raggruppare
le informazioni in blocchi (paragrafi e capoversi) coerenti, completi e ordinati.
Spesso nei testi scritti senza un preciso piano di lavoro, ma seguendo il flusso
delle idee, capita che le informazioni si susseguano in modo disordinato. Se
chi scrive il testo segue, invece, il piano di lavoro (o scaletta ordinata)
precedentemente elaborato e se questo è stato sufficientemente meditato,
i blocchi di testo conterranno, innanzitutto, informazioni tra loro omogenee.
g) Non dare nulla per scontato
Un testo leggibile è anche comprensibile se fornisce in modo esplicito
a chi legge tutte le informazioni necessarie per capire ciò di cui il
testo parla.
Oltre alle informazioni principali, infatti, per capire un testo sono essenziali
anche altre informazioni che spesso chi scrive non fornisce in forma esplicita,
ma dà per scontate o ritiene comunemente note a tutti. Si tratta di informazioni
che collegano in modo implicito le diverse informazioni distribuite nel testo
Rivedere e controllare il testo
Dopo aver scritto il testo, controllare se sono stati rispettati i suggerimenti
relativi all’organizzazione logico-concettuale del testo, a quella sintattica
e a quella lessicale.
Riscrivere singole parti del testo o frasi se esse appaiono a una lettura attenta
non rispondenti ai criteri di brevità, semplicità e chiarezza.
Rileggere attentamente il testo dopo gli ultimi interventi di semplificazione.
Far rileggere il testo ad altre persone (estranee alla pianificazione e stesura
del testo) per controllarne la comprensibilità e, sulla base di eventuali
segnalazioni di dubbi o incomprensione, modificare le parti di testo ancora
problematiche.
SINTASSI - UN TESTO È CHIARO SE:
Scriviamo frasi brevi che non superano le 20/25 parole.
Le frasi semplici e agili sono più facili da leggere e da capire delle
frasi lunghe e complesse.
Tuttavia anche alcune frasi brevi possono essere oscure e difficili da capire
se chi scrive condensa in poche parole le proprie idee senza spiegarle adeguatamente.
Il criterio da seguire per scrivere testi comprensibili deve essere perciò
quello di far corrispondere ad ogni frase una sola idea (o informazione) principale.
Cerchiamo di dare una sola informazione principale per frase.
Le frasi che contengono una sola informazione non richiedono a chi legge sforzi
di memoria.
Una frase che contiene troppe informazioni, oltre a essere troppo lunga, è
più difficile da leggere e capire.
Preferiamo la forma coordinata a quella subordinata.
La forma coordinata è più diretta e chiara di quella subordinata.
Evitiamo l’uso del gerundio e di un numero eccessivo di proposizioni subordinate.
Le frasi subordinate distraggono, infatti, l’attenzione di chi legge e richiedono
più riletture per ritrovare il filo del discorso.
Ad esempio, invece di scrivere:
Le modalità per l’assunzione a contratto sono definite dalle singole
amministrazioni prevedendo comunque che il trattamento economico degli interessati
non può in nessun caso essere inferiore a quello tabellare delle qualifiche
di riferimento né superiore a quello in godimento del personale(...)
è meglio scrivere :
Le modalità per l’assunzione a contratto sono definite dalle singole
amministrazioni e prevedono un preciso trattamento economico degli interessati.
Il trattamento economico non può essere inferiore a quello tabellare
delle qualifiche di riferimento né superiore a quello goduto dal personale(...).
Evitiamo di inserire incisi nelle frasi.
Chi legge una frase con troppi incisi per ricostruire il senso del discorso
è costretto a rileggere più volte il testo.
Scriviamo proposizioni in forma attiva.
Le frasi impersonali e l’uso delle forme passive rendono il linguaggio distante.
Ad esempio, invece di scrivere:
L’imposta deve essere corrisposta mediante versamento su apposito conto corrente
postale intestato al concessionario ....via ......
è meglio scrivere :
I cittadini devono versare l’imposta sull’apposito conto corrente postale intestato
al concessionario ....via ...Cap....Città.....c/c postale n.......
Specifichiamo sempre il soggetto della frase e facciamo in modo che il soggetto
grammaticale della frase coincida con il soggetto logico
Ad esempio, invece di scrivere:
Detto obbligo (soggetto grammaticale) è stato voluto dal legislatore
(soggetto logico), a tutela del consumatore.
è meglio scrivere :
Il legislatore (soggetto grammaticale e soggetto logico) ha voluto tale obbligo
per tutelare il consumatore.
Scriviamo frasi in forma affermativa
Ad esempio, invece di scrivere:
Non sono esonerati dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
è meglio scrivere:
Devono presentare la dichiarazione dei redditi
Evitiamo di usare le doppie negazioni, perché rendono difficile l’immediata
comprensione
Ad esempio, invece di scrivere:
Non esente da Iva. Non è vietato. Non si può non ammettere che
è meglio scrivere:
Soggetto ad Iva. E’ permesso. Si deve ammettere che.
Usiamo verbi con modi e tempi semplici, perché sono più diffusi
nella lingua parlata. Quindi preferiamo il modo indicativo al congiuntivo o
al condizionale e, quando è possibile, usiamo il presente, perché
assicura immediatezza alla comunicazione.
Ad esempio, invece di scrivere:
Qualora il concessionario non rispetti le modalità previste...
è meglio scrivere:
Se il concessionario non rispetta le modalità previste...
IL LESSICO
UN TESTO È CHIARO SE USIAMO LE PAROLE PER ESPRIMERCI NON
PER FARE COLPO.
Chi legge deve poter capire tutte le parole e il senso completo del testo.
Perciò :
Non usiamo termini di uso raro o arcaico
Ad esempio, invece di scrivere:
Encomio, epidermide, interloquire
è meglio scrivere:
Lode, pelle, parlare
Non usiamo parole o formule dotte
Ad esempio invece di scrivere:
All’uopo, ottemperare, fattispecie, differire, depennare
è meglio scrivere:
perciò, rispettare, caso, rinviare, cancellare.
Non usiamo parole e locuzioni solenni
Ad esempio, invece di scrivere:
La Signoria vostra, in ossequio a, in ottemperanza, è fatto obbligo a
chiunque che,
è meglio scrivere:
Lei, secondo, come prevede, tutti devono
Evitiamo termini latini e stranieri di natura tecnica o gergale
Ad esempio invece di scrivere:
De iure, de facto, ex nunc, ex tunc, stage, project manager, meeting, oblazione,
ingiunzione
è meglio scrivere:
Di diritto, di fatto, da ora, da allora, seminario, direttore di progetto, riunione,
pagamento, ordine
Evitiamo locuzioni complesse, al loro posto usiamo congiunzioni e proposizioni
semplici.
Ad esempio, invece di scrivere:
al fine di, con riferimento a, di concerto con
è meglio scrivere:
per, riguardo a, d’accordo con
Evitiamo l’uso di parole astratte, che possono creare confusione perché
sono aperte all’interpretazione del lettore, al loro posto usiamo parole semplici
e concrete.
Ad esempio, invece di scrivere:
impossidenza, liquidi
è meglio scrivere:
non possedere, denaro
Evitiamo l’uso di abbreviazioni e sigle, è meglio scrivere per esteso
le parole corrispondenti.
GUIDA PER UN CONTROLLO FINALE DEL TESTO
Dopo aver scritto il testo, prima di stamparlo è opportuno fare un ultimo
controllo finale per vedere se esso rispetta i criteri di:
ORDINE
SEMPLICITA’
ESSENZIALITA’
LEGGIBILITA’ MATERALE.
UN TESTO E’ ORDINATO se:
le informazioni in esso contenute rispettano un ordine gerarchico, preciso e
sistematico (dalla più importante alla meno importante; dalla più
generale alla più particolare)
i destinatari, gli obiettivi e il contenuto delle informazioni sono ben chiari
a chi scrive;
si presenta diviso in pacchetti di informazioni tra loro omogenee;
non mescola (o alterna) in modo casuale informazioni diverse o disomogenee;
la stessa cosa (persona, oggetto, operazione, eccetera) è chiamata sempre
con lo stesso termine;
non contiene frasi più lunghe di 20-25 parole;
rispetta le regole della grammatica nell’uso della punteggiatura.
UN TESTO E’ SEMPLICE se usa:
parole di uso comune;
parole brevi;
parole di significato non ambiguo;
parole di origine italiana (e non straniera);
parole intere (e non abbreviazioni, sigle, ecc.);
parole tecnico-specialistiche necessarie e accompagnate da spiegazione breve
e comprensibile.
UN TESTO E’ ESSENZIALE se non contiene:
troppi aggettivi e avverbi;
parole di tono troppo elevato, ricercate o solenni;
parole di linguaggi tecnico-specialistici quando non necessarie;
formulazioni troppo minuziose;
frasi prolisse, vaghe o vuote di senso;
parole e locuzioni tra virgolette, usate cioè con un senso diverso da
quello comune;
abbreviazioni e sigle poco comuni.
UN TESTO E’ MATERIALMENTE LEGGIBILE
se usa alcuni accorgimenti tecnici che non sono secondari né banali.
Alcuni criteri grafico-tipografici e alcuni accorgimenti redazionali contribuiscono
a rendere più leggibile un testo.
Per esempio i manifesti, gli avvisi, i cartelli stradali ecc. devono essere
letti a distanza e a volte in condizioni difficili. Devono avere perciò
un corpo tipografico adeguato alla distanza e alle possibili difficoltà
di lettura.
Caratteri troppo piccoli rappresentano il primo elemento di difficoltà
di lettura, soprattutto quando ci si rivolge a fasce sociali particolarmente
disagiate. Pensiamo ad esempio ai manifesti rivolti agli anziani per richiedere
un sussidio o alle famiglie in difficoltà o agli sfrattati ecc. .
http://www.comune.napoli.it/comunic-istituz/scrivere/intro.htm
ALCUNI SUGGERIMENTI PER L’USO NON DISCRIMINATORIO DELLA LINGUA
Dietro forme ed espressioni linguistiche di uso comune, spesso si nascondono
pregiudizi sociali, culturali e sessuali che chi usa la lingua trasmette anche
senza volerlo. Per esempio, la prevalenza del genere maschile nella lingua italiana
riflette la prevalenza del ruolo maschile nella nostra società. Nello
stesso tempo la prevalenza sociale del ruolo maschile determina o rafforza l’uso
del genere maschile nella lingua italiana.
A metà degli anni ottanta, la Commissione Nazionale per la realizzazione
della Parità tra uomo e donna della Presidenza del Consiglio dei Ministri
elaborò due documenti sull’uso non sessista della lingua italiana con
opportuni suggerimenti per consentire a chi scrive testi amministrativi di evitare
formulazioni ed espressioni discriminatorie nei confronti delle donne.
Nei testi destinati all’intera collettività, ad esempio, è meglio
usare, quando è possibile, sostantivi neutri o nomi collettivi che includano
persone di ambo i generi (persone anziché uomini; lavoratori e lavoratrici
anziché lavoratori; lettori e lettrici anziché lettori ecc.)
Negli atti chiusi, diretti cioè a persone di cui si conoscono le generalità,
è preferibile utilizzare il genere grammaticale appropriato.
Negli atti destinati ad essere completati in un secondo momento (come moduli,
prestampati ecc.) da persone di ambo i sessi, è opportuno lasciare la
possibilità di scegliere tra il genere maschile e quello femminile (...l...
sottoscritto/a; l’abbonato/a ecc.).
E’ opportuno evitare dissimmetrie linguistiche che derivano da stereotipi culturali
che possano discriminare i sessi (professione del padre/condizione della madre).
Sia parlando, che scrivendo, bisogna inoltre evitare di utilizzare per le donne
il titolo di signora anche quando possiedono un titolo professionale. Ciò
vale soprattutto in contesti professionali, quando le donne sono citate insieme
a uomini per i quali, invece, è usato abitualmente il titolo professionale
(il dott. Rossi e la sig.ra Bianchi).
Quando si usano per le donne nomi comuni, validi cioè sia per il maschile
che per il femminile, è opportuno usare articoli e concordanze al femminile
(la giornalista, la vigile, un analista e una analista).
http://www.comune.napoli.it/comunic-istituz/scrivere/intro.htm